請求書の封入作業とさようなら。
『dX電子請求書発行』で実現する請求業務の効率化

企業を運営していくために欠かせない請求業務ですが、お金が直接関わることもあり、担当者にかかる負担は決して少なくありません。備長炭の生産・輸入販売を手掛ける株式会社たかやまでも、月ごとの請求業務に頭を悩ませていたといいます。

こうした問題を解決すべく、代表取締役である髙山義朋さんはデジタルツールによる業務効率化を決断。導入された「dX電子請求書発行」は同社にどのような効果をもたらしたのでしょうか。

事業は順調。しかし、請求業務の負担が増大

宮城県仙台市に本社を置く株式会社たかやまは、焼き鳥や焼肉、うなぎに欠かせない木炭、 “備長炭”の製造・販売を行っています。同社では、業界に先駆けて備長炭を海外で生産。インドネシア、ベトナム、マレーシア、ラオス、中国といったアジア各地にいち早く生産拠点を設立し、試行錯誤を繰り返しながら、現在では高品質な備長炭を安定して生産・輸入できる体制を築いています。

安く、高品質な海外産備長炭は市場のニーズも高く、飲食店を中心にその取引先は10,000店を超えるまでに成長しています。順調にビジネスが進捗する一方で、代表取締役である髙山義朋さんによれば、請求業務への負担が非常に大きくなっていたと振り返ります。

「当社では月約250件の請求書を発行しています。専任の担当者が一人、月末には普段営業を担当している従業員を二人サポートに配置していましたが、それでもつきっきりで丸5日は費やしていました」

特に大変だったのが、請求書の送付作業です。当時はおよそ郵送が8割、電子・FAXでの送付が2割といった状況だったため、請求書の印刷、封入、発送に多くの時間がかかってしまっていました。

「どうにか改善できないかなと悩んでいたときに、ちょうどドコモビジネスの担当者さんが提案してくれたのが、『dX電子請求書発行』だったんです。請求書業務の負担改善はもちろんですが、ちょうどインボイス制度や電子帳簿保存法の改正といった帳票類に関する新しいルールにも対応しなくてはならない時期だったため、あまり悩むことなく導入を決めましたね」

『dX電子請求書発行』の導入で、請求書の7割を電子化

髙山さんが『dX電子請求書発行』に期待したのは、請求書関連業務に費やされている手間を大幅に削減し、できた時間を新しい事業の構想や本来の仕事である営業やその他の管理業務に充てられるような状態を構築することです。

「『dX電子請求書発行』のサービス自体には魅力を感じていましたが、実は不安もありました。当社ではこれまでも積極的にデジタルツールの導入を進めてきましたが、専任のIT担当者がいるわけではありません。限られたリソースのなかで、取引先データベースの登録などの事前の設定を自社でスムーズにできるかわからなかったんです」

しかし、登録作業や請求書テンプレートの作成といったタスクは、ドコモビジネスのサポートもあり、結果的に大きなトラブルもなく進めることができたといいます。

「最初の設定さえ完了してしまえば、運用や操作自体は非常にシンプルでわかりやすいです。実際にツールを扱う担当者も戸惑うことなくスムーズに業務を遂行できています」

『dX電子請求書発行』を導入してから、郵送による請求書の送付は8割から3割に減少。多くの取引先に電子請求書を送付できるようになりました。

業務効率化はもちろん、取引先ごとに送付方法を選べるのが便利

『dX電子請求書発行』を導入し、たかやまの請求書関連業務はどのように変わったのでしょうか。髙山さんにその成果について伺いました。

「これまで丸5日かかっていた請求書関連業務は、おおよそ2日程度で終えることができるようになりました。さらに印刷や郵送にかかっていた費用も月2万円ほど削減できているため、人件費も含めればかなり大きなコスト削減につながっていると思います。

同社が特に重宝している機能が、“取引先に応じた送付方法が選べる”ことです。『dX電子請求書発行』では、取引先ごとに電子送付、郵送、FAXの送付方法が選択できます。

「取引先様の都合もあるので、すべての請求書を電子データにというわけにはなかなかいきません。『dX電子請求書発行』は、郵送の場合でも自分で封入作業を行う必要はなく、ツール上でチェックを入れるだけで対応できるため、負担はほとんどありません」

これまで、請求書関連業務をサポートしていた同社の営業担当者も、『dX電子請求書発行』を導入したことで、営業活動に専念できるようになり、モチベーションも向上。その効果は営業成績にも反映されているといいます。

「検索機能やUIなど細かい部分で改善してほしい点はありますが、当初の目的である請求書関連業務にかかる時間の削減は達成できたので、大変満足しています。

現在、当社は飲食店向けの備長炭の生産・販売を中心に事業を行っていますが、キャンプやテーマパーク、コーヒー関連といった新しいプロジェクトにも取り組みを進めています。しかし、請求書発行業務のような定型的な業務に時間を取られていては、新しい事業を生み出すことはできません。

今後も『dX電子請求書発行』のような、業務を改善できるツールやサービスがあれば、積極的に導入し、より価値のある仕事を生み出せればと思っています」