複雑化する飲食・小売業界の勤怠管理。
しっかり把握できていますか？

働き方改革の推進やコロナ禍によるワークスタイルの変化に応じて、勤怠管理も見直す必要があります。アルバイトやパートといった雇用形態が多様な飲食・小売業界を例に、勤怠管理のデジタル化について考えましょう。

飲食業や小売業の勤怠管理は複雑化しやすい

2019年4月、労働安全衛生法の改正により、企業が従業員の労働時間を客観的に把握することが義務化されました。同法は事業規模を問わず、従業員を雇うすべての企業に適用され、さらに雇用契約や働き方の形態なども関係なく、すべての従業員が対象となります。

しかし中には、同法に対応するために四苦八苦している企業も少なくありません。特に小売業や飲食業では、シフト制を採用しているケースが多く、さらに店舗ごとにパートやアルバイトといったさまざまな雇用形態の従業員を多く抱えているため、それぞれの労働時間を正確に管理するのは簡単なことではありません。

特に起こりやすいのが、各拠点や店舗によって、勤怠データの管理方法が異なってしまい、本部で勤怠の一括管理ができないケースです。コロナ禍においては、時短営業や座席数を減らした営業を行っていた店舗の場合、従業員の労働時間の短縮や出勤人数の調整、勤怠管理がより複雑になっていました。データの連携に時間や手間が掛かってしまうと、場合によっては給与の支払いが遅れたり、支払い額が実態と異なるケースが出てきてしまったりと、大きなリスクにつながりかねません。

勤怠管理から給与計算、経費精算までパッケージ化したソリューションがある

こうした従業員の勤怠管理は、デジタル化することでより簡単に運用できます。

ビジネスdXストア^®で提供している「dX勤怠・労務管理」という勤怠管理ソリューションを例に見てみましょう。dX勤怠・労務管理は、バックオフィス向けクラウドサービスで高いシェアを誇る「jinjer」の各種プランをパッケージ化したものです。jinjerは、人事管理、勤怠管理、給与計算、労務管理、経費精算、雇用契約といったバックオフィス業務に関するデータを集約し、システム間で共有することで業務の効率化、コストの削減を可能にするソリューションです。

たとえば「jinjer人事」という機能を使えば、入社手続きや人事情報がオンライン化できます。これによって、現場で決定したことがすぐにデジタルデータに反映され、本部の管理部門とのタイムラグが最小限になります。

従業員の勤怠データについては、「jinjer勤怠」を利用すれば、一覧画面で確認できます。打刻の漏れや、残業時間、月次の勤務実績などもリアルタイムで表示されるため、適切な労務管理が可能になります。打刻もスマートフォンやパソコンなどあらゆる端末から行えるため従業員の利便性も向上するでしょう。

ひと目でわかる月次勤務実績

給与計算も「jinjer給与」を利用することで、さまざまな給与体系の設定や、勤怠との連携が可能です。面倒なデータのインポート作業なども不要で、月次計算や賞与の計算が効率化できます。

「jinjer経費」では、面倒な経費精算の作業を効率化します。紙の精算書を元に経費精算を行うと、用紙への記入ミス、給与システムの入力ミスなどが起こりがちですが、すべてオンラインで行うことで、そうした手間のかかる作業がなくなり、修正なども速やかに対応できるようになります。

勤怠をデジタル化することで、仕事の効率が上がった！

バックオフィス業務を効率化するさまざまな機能を持つ「dX勤怠・労務管理」ですが、実際にはどのような効果があるのでしょうか。導入したある企業の事例を紹介します。

飲食業を展開するA社では、勤怠管理に関連した業務の工数削減に「dX勤怠・労務管理」でも利用できる「jinjer勤怠」「jinjer労務」を活用しました。

A社は9つの拠点で計480名の社員を抱えており、従来は各拠点で1名ずつ、合計9名が2日かけて給与計算を行っていました。しかし、jinjer勤怠とjinjer労務を用いることで、勤怠状況や労働時間を迅速に、正確に把握することができるようになり、給与計算業務の効率化に成功。具体的には、1名が2日で終えることができるようになったため、月あたり8名分の工数削減に貢献したことになります。

B社では「jinjer人事」を活用することで、新入社員に対する連絡がスムーズになりました。これまでは、新入社員を迎える場合、多くの書類のやり取りが必要でしたが、jinjer人事では必要な情報をまとめて入力するフォームをメールで送信できるため、一度の連絡で済むようになりました。

加えて、入社に必要な情報の登録状況も一目で確認できるため、社員ごとに対応・未対応の管理を容易にできるようになり業務効率が向上したと言います。

なお、dX勤怠・労務管理には、「基本プラン」と「ライトプラン」の二つのプランがあり、使える機能が若干異なります。自社の業務実態に合ったサービスを選択することができます。

従来のような紙の書類やExcelなどを使った勤怠管理では、業務の負担が大きくなっていくことが予想されます。dX勤怠・労務管理を活用し、管理業務のデジタル化を進めてみてはいかがでしょうか。