文書の電子化は、なぜPDF化だけでは足りないのか

紙の文書をPDFなどに電子化する動きが進んでいますが、単にPDF化しただけでは不十分です。しかし「dX電子カタログ」であれば、検索やデータ分析にも活用できます。

なぜ文書を電子化する企業が増えているのか？

仕事で使用する「文書」を、電子化する企業が増えています。

経済産業省のホームページにて公開されている「令和２年度中小企業のデジタル化に関する調査に係る委託事業 報告書」によると、回答があった全4,827社の中小企業うち、1,299社が新型コロナウイルスの感染拡大前から文書の電子化を進めていると回答。同ウイルスの感染拡大後は、さらに1,101社が文書の電子化に取り組んでいると回答しました。

図表　働き方改革

文書を紙ではなく電子化するメリットは少なくありません。たとえば、顧客接点の拡大への貢献です。コロナ禍で業務の非接触化が進むことで、これまでのようにカタログやチラシを直接渡すことは難しくなりました。しかし、文書を電子化すれば、そのファイルをインターネット上にチラシとしてアップしたり、メール配布やSNS連携することで、幅広い販促活動が行えるようになります。

これ以外にも、印刷や配布のコストが削減できる点、紙の保管場所が不要な点、文書の内容が検索できる点も、文書の電子化の特徴といえます。

単にPDF化するだけでは、「文書の電子化」をしたとはいえない

文書の電子化の手法のひとつに、「PDF」形式があります。PDFは、OSやハードウェアを問わず、文章や図版が表示できる点が特徴です。さらに、元となる文書のレイアウトや書式も再現できるため、PDFで紙資料の電子化を進めているというケースも多いはずです。

しかし、単にPDF化しただけでは文書の電子化として十分とはいえません。

その理由の1つが検索性です。PDFはファイル内の単語検索はできるものの、複数のファイルを横断した検索はできません。そのため、どのPDFファイルにどのような内容の記述があるのか、必要な情報にたどり着くまでに時間がかかってしまいます。特に商談のときなどは、顧客に対してすぐに必要なファイルが提示できないと、ビジネス機会の損失に繋がってしまう恐れもあります。

加えて、製品カタログをPDF資料として公開した場合、ダウンロードされた数はわかりますが、閲覧者がどの資料をどのくらい時間をかけて見たか、どのページのどの製品が注目を集めているのかといった、詳細な情報はわかりません。

ほかにも、メールにPDFを添付して送付しようとしても、セキュリティの観点からファイルを添付したメールの利用が禁止されている企業もあります。

このように、PDFによる文書の電子化にはいくつかの問題があります。それでは、どうすればよいのでしょうか？ 解決の手立てとなるのが、「文書電子化サービス」です。

「dX電子カタログ」を使えば、検索も利用動向の把握も可能になる

文書電子化サービスとは、PDFなどの文書ファイルをクラウドにアップロードすることで、電子化された文書を、業務でより便利に活用できるようにするサービスです。

文書電子化サービスの具体的な例として、「ビジネスdXストア^®」にて提供されている「dX電子カタログ」を見てみましょう。「dX電子カタログ」は、株式会社ビーガルのWisebookONEという文書電子化サービスを元にしたサービスで、PDFファイルをブラウザにドラッグ＆ドロップして、ボタンをクリックするという２ステップで、簡単にHTML形式のe-book（電子カタログ）が完成し、閲覧するためのURLが付与されます。

アップロードされたデジタル文書は、ファイルを横断して検索できるため、閲覧者は目的の情報に素早くたどり着くことができます。加えて、ユーザーの閲覧情報は数値化され、ヒートマップ型のログ解析で閲覧ポイントが色分けして表示されるので、企業側は閲覧者がどこに注目しているかをビジュアルで捉えることができます。Google Analyticsでユーザー属性や利用状況を把握することにも対応しているため、マーケティングにも活用できるでしょう。

閲覧できるユーザーを限定することも可能です。ファイルは誰でも閲覧できる「一般公開」、またはログイン画面からID・パスワードを入力しないと閲覧できない「限定公開」が設定でき、秘匿性の高い文書は「限定公開」にすることも可能です。一般公開と限定公開のファイルは、ライブラリ（保存場所）を変える必要はありません。

「dX電子カタログ」の活用シーン

「dX電子カタログ」の使用シーンのひとつとして想定されるのが、顧客との商談の場面です。営業担当者は顧客に対しe-bookのURLを伝えるだけで、顧客はインターネット上でカタログの閲覧が可能になります。しかも、前述の通りログ解析に対応しているため、営業担当者は顧客がカタログのどこに注目したかが把握でき、顧客のニーズや興味に沿った精度の高い営業活動ができます。

営業のほかに有効なのが研修での活用です。コロナ禍で、社内における資格取得・維持などの集合研修が難しくなっている現在、研修テキストを電子化し対象者に配布すれば、スマホやタブレットからスキマ時間に場所を問わず利用できる有効な学習ツールになります。

「dX電子カタログ」のサービス利用料金は、税込で年額39,600円（月額に換算すると3,300円）。電子化できる文書量はカラー12ページ（7.7MB）のパンフレットが約60冊ですが、モノクロの場合であれば、より多くの文書の電子化に対応しています。

文書の電子化で、売上アップ・コスト削減に成功した企業がある

このサービスは、どのような場面で使われているのでしょうか。ある企業の例を見ていきます。

製造業のA社では、これまで紙のカタログを用いて営業活動を行っていました。しかし、カタログを見てもらっても、数多く掲載されている製品のなかでお客さまがどの製品を検討しているのかはわかりませんでした。

こうした課題を解決するために同社が導入したのが、文書電子化サービスです。サービスが持つ、ヒートマップ型のログ解析機能で、顧客が特に注目しているページ、製品がわかるようになりました。これにより、顧客のニーズに沿った効率的な営業活動ができるようになり、商談成立の確度が向上、時間も短縮されたといいます。現在同社では、電子カタログにECサイトへ送客するボタンを配置しており、そちらの導線から売上にも好影響が出はじめています。

パンフレットやチラシを多く作成していたB社では、ペーパーレス化の一環として文書電子化サービスを導入しました。これにより、印刷費や配送料、保管コストがなくなり、年間で約1,000万円のコスト削減を実現。バックオフィスの業務負担軽減にも貢献しました。
印刷物の在庫を気にすることなく、販促運用が出来ることも電子化の大きな利点です。

会議資料を紙やPDFで運用していたC社では、資料の差し替えにかかわる手間やコスト、保管方法などに課題を抱えていました。そこで活用されたのが、文書電子化サービスです。会議資料をe-book形式でデジタル化したことで、ページの差し替えや訂正の手間が軽減。業務の効率化とともに、情報の伝達スピードが早まり、経営層から一般社員まで、スムーズな情報共有ができるようになりました。

文書の電子化はコスト削減や業務効率化など、経営に直結するメリットがあります。さらに、「dX電子カタログ」であれば、データの取得や分析もできるため、営業活動の効率化やマーケティングの強化も期待できます。

「dX電子カタログ」は、月額にすると税込 3,300円で利用でき、導入や運用にも専門的な知識は必要ありません。まずは一度試していただき、文書電子化による効果を体験してみてください。