2023.12.22

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FAX機本体は不要!
場所を選ばずFAXを利用できるメリットとは

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メールが広く普及した現在でも、FAXを業務で利用しているという企業は少なくありません。しかし、FAXにはオフィスに行かないと利用できない、送受信した原稿の紛失・廃棄のリスクといったデメリットもあります。今回は、こうした課題を解決する「dXインターネットFAX」を紹介します。

FAXは今なお現役、しかし課題もある

これまでFAXは、納品書や請求書、見積書といった書類の送付手段として、ビジネスに欠かせない存在でした。しかし、現在ではメールやPDFといった、新しい送付方法が普及し、以前に比べてFAXの存在感は薄れてしまったといえるかもしれません。

しかし実は、今なおFAXはビジネスシーンにおいて、一定の存在感を発揮しています。一般社団法人情報通信ネットワーク産業協会が2022年に行った調査(※)によれば、現在でもFAXを「日常的に使用している」は22.1%、「たまに利用している」が23.8%となっており、45%を超える企業がまだFAXを業務で利用していることがわかります。

(※)一般社団法人 情報通信ネットワーク産業協会(CIAJ)「ファクシミリの利用調査結果

あなたはお勤め先で文書や画像を送ったり受け取ったりするためにファクス(ファクシミリ)を使用していますか」に対する回答

(※)出典:一般社団法人 情報通信ネットワーク産業協会(CIAJ)・2022年調査結果・N数(全体4,743)

FAXを使い続けている企業には、「顧客や取引先がFAXを利用しているから」「パソコンやプリンターなどを日ごろ使用しない業種だから」といった背景があり、電話より正確に情報が伝わる、メールより目に留まりやすいといったメリットもあるようです。

しかし、その一方でFAXには課題も存在します。代表的なのが、オフィスに行かないと文書の送受信ができないという問題です。メールやビジネスチャット、Web会議システムといった、さまざまなデジタルツールが普及し、どこで働いていようとも迅速な対応が求められる現代、文書の送受信のために出社しなければならないのは、あまり効率的とはいえないかもしれません。

セキュリティの問題もあります。送信文書の置き忘れや、重要な受信文書が受信トレイで他の文書と混ざってしまい捨てられてしまうといったケースも少なくありません。受信した文書を、担当者のデスクに置くといった行動も、セキュリティが重要視される現代では見直す必要があるでしょう。

インターネット回線を使えばFAXはもっと便利で安全になる

前述のような、FAXを利用する上での課題を解決し、さらに従来通りFAXを業務に使用しつづけるために、インターネット回線でFAXを使うという方法があります。ドコモビジネスが提供する「dXインターネットFAX」もこうしたサービスの一つです。

「dXインターネットFAX」は、インターネットがつながる環境であれば、FAX機がなくてもFAXの送受信を可能にするサービスです。そのため、パソコンやスマホ、タブレットがあれば、メールでオフィス以外の場所からでも受信したFAXを確認でき、さらに作成したファイルをFAXとしてそのまま送信することができます。

従来のFAXとインターネットFAXの違い

新しいFAX送受信の方法である「dXインターネットFAX」ですが、どのような課題が解決できるのでしょうか。具体的に見ていきましょう。

① FAX送受信のための出社が不要

「dXインターネットFAX」はインターネットにつながる環境があれば、いつでもどこでも利用が可能です。そのため外出時や出張先、テレワーク先からでも利用でき、業務効率の向上が期待できます。

② 紛失防止やセキュリティの強化に

従来のFAXでは、ほかの文書と紛れて紛失・処分してしまったり、機密文書が不特定多数に見られてしまったりといったセキュリティ面でのリスクが懸念されます。しかし、「dXインターネットFAX」であれば、受信データを指定のメールアドレスに送ることができるため、こうしたリスクを回避することができます。

③ FAX運用に関連するコスト削減

前述の通り、「dXインターネットFAX」はパソコンやスマホのメールを使用して、FAXの送受信を行います。そのためFAX機を設置する必要がなくなり、本体のリース代やインク代、用紙代などを削減することができます。

また、「dXインターネットFAX」でFAX番号を設定する際には、050番号だけでなく、全国の県庁所在地を含む62都市の市外局番から選択することができるため、これまで培ってきた自社の信頼性を損なうことなく、FAX環境の改善が可能です。

全国の県庁所在地を含む62都市の市外局番から選択することができる

「dXインターネットFAX」で実現する新しい働き方

インターネット回線を利用したFAXは企業にどのようなメリットを生み出したのでしょうか。あるケーススタディを紹介します。

卸売業を営むA社では、これまで注文書の受信と、発注書の送信に従来のFAX(※)を利用していました。しかし、日中は取引先を訪問している場合が多く、注文の確認や書類の送信が、夕方オフィスに帰ってからでないと行えないという状況が続いていたといいます。

(※)従来のFAX:ここでは、送受信に専用機器(FAX機や複合機)を必要とし、紙で出力するFAXを指す。

こうした状況を解決するために同社では、インターネット回線を利用したFAXサービスを導入。これにより、スマホひとつあれば、どこにいてもFAXの送受信が可能になったため、取引先を待たせることがなくなったほか、移動時間などにFAXをチェックできるため、業務効率の向上にもつながったといいます。

インターネット環境さえあれば、場所を選ばず利用できる「dXインターネットFAX」のように、FAXはこれまでよりも便利かつ安全に、さらに安価に利用できるようになっています。こうしたサービスは、「利用頻度が減ったためFAX環境を見直したい」「取引先がFAXを使っているため、FAX機を撤廃できない」といった企業の課題解決に役立ちます。もし、FAXによる業務課題を抱えているのであれば、「dXインターネットFAX」の導入を検討してみてはいかがでしょうか。

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「dXインターネットFAX」は、スマホやパソコンでFAXの送受信ができるインターネット経由のFAXサービスです。FAX機や複合機がなくても、いつでもどこでも気軽にFAXの送受信が可能になります。

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